Оформление акта взаимозачета между организациями

Каждая фирма вынуждена сотрудничать с другими организациями, представленными поставщиками, покупателями или иными контрагентами. Иногда для законного списания долгов формируется специальный акт взаимозачета.

Он используется при наличии задолженности между партнерами. При этом не имеет значения, какого рода долг возник, поскольку он может быть материальным или представленными в виде материальных предметов. Но при составлении данного документа важно, чтобы требования, предъявляемые компаниями друг другу, были однородными, например, претензии могут быть исключительно денежными или имущественными.

Акт взаимных требований

Акт взаимозачета часто применяется компаниями, относящимися к малому или среднему бизнесу. Именно такие организации часто сталкиваются с материальными трудностями, поэтому при своевременном и грамотном использовании документа можно списать некоторую часть долгов законным методом.

Но существуют некоторые случаи, когда запрещено пользоваться актом взаимозачета. К ним относится:

1. долг образовался из-за отказа выплачивать алименты;
2. задолженность возникла из-за увеличения уставного капитала;
3. по долгу истек срок исковой давности;
4. деньги должны выплачиваться лицам, которым необходимо возмести вред;
5. долг возник из-за отказа исполнять обязательства по соглашению, по которому назначается пожизненное содержание;
6. в иных ситуациях, предусмотренных российским законодательством или положениями договора, подписанного между организациями.

Если же компании занимаются продажей и покупкой товаров, то они легко могут воспользоваться актом взаимозачетом.

Полезно также почитать: Договор договора ГПХ с физическим лицом

Как оформить

Чтобы правильно сформировать документ, каждая сторона заполняет свой экземпляр. В текст включаются сведения о каждом участнике. К правилам формирования акта взаимозачета относится:

1. отсутствует строго унифицированная и утвержденная форма, поэтому организации могут самостоятельно разрабатывать образцы, которыми будут пользоваться должностные лица компании;
2. допускается каждый раз пользоваться свободной формой акта;
3. информация вносится на лист формата А4;
4. допускается составлять текст от руки или пользоваться компьютером;
5. формируется два экземпляра, поскольку акт должен иметься у обоих партнеров;
6. разрешается к взаиморасчетам привлекать третью сторону, но для нее составляется дополнительный документ;
7. каждая документация подписывается руководителями компаний, которых могут заменить только уполномоченные сотрудники предприятий;
8. допускается заверять акты печатью, хотя с 2016 года данное действие не является обязательным для юрлиц, поскольку им разрешено не пользоваться штампами во время ведения предпринимательской деятельности, хотя суды и другие государственные инстанции часто требуют наличие печати;
9. акт содержит данные о двух компаниях, которые достигли договоренности относительно взаиморасчетов;
10. указываются причины, по которым возник долг, причем желательно оставлять ссылки на официальные документы;
11. приводится точный перечень обязательств и полный размер задолженности.

Инструкция по заполнению документа между предприятиями

Чтобы акт не содержал существенные ошибки или недочеты, рекомендуется учитывать правильную последовательность действий при его формировании. Документ обладает традиционной структурой, поэтому для его заполнения выполняются этапы:

1. шапка содержит название документации, а также включается короткий текст, обозначающий его предназначение;
2. указывается страна, регион и город, где осуществляет предпринимательскую деятельность фирма, занимающаяся выпиской акта;
3. приводится дата формирования документации;
4. вносится информация о составителе, представленная наименованием организации, ее организационно-правовой формой, а также указывается должность и ФИО лица, занимающегося заполнением акта и наделенного нужными полномочиями;
5. вводятся наименования документов, на основании которых действует составитель, причем можно ссылаться на уставную документацию, доверенность от генерального директора или положения компании;
6. указывается аналогичная информация о втором участнике, поэтому вписывается наименование предприятия, должность и ФИО составителя, а также документы, наделяющие его соответствующими полномочиями;
7. перечисляются основания, по которым появилась задолженность, причем обязательно оставляются ссылки на официальные документы, а также прописываются их реквизиты и даты формирования;
8. приводится полная сумма долга с обеих сторон;
9. указывается согласие партнеров на погашение долгов с помощью взаимозачета;
10. если один партнер должен большую сумму другой компании, то в акте указывается срок, в течение которого необходимо погасить задолженность.

Документ подписывается представители обеих фирм с указанием ФИО и должности. Допускается заверять акт печатями, если они используются в организациях, хотя по закону это не является обязательным процессом. Важно сохранить документ, так как он выступает веским доказательством отсутствия долга при возникновении конфликтов между компаниями.

Образец акта взаимозачета между организациями:

Полезное видео

О взаимозачете между предприятиями информация в видео:

Заключение

Акт взаимозачета требуется для организаций, у которых во время сотрудничества образуются долги. С помощью данного документа законным способом списывается обоюдная задолженность.

Но важно грамотно составить документацию, чтобы она содержала только актуальную и проверенную информацию, так как только в этом случае будет обладать юридической ценностью и может использоваться на судебных разбирательствах.